Por Barbara Santos
¿Eres de esas personas que cree que 24 horas al día es poco para tantas tareas que necesitas realizar?
Si tu respuesta a esta pregunta fue sí, tal vez este es el momento ideal para reflexionar sobre cómo gestionas tu tiempo.
Por supuesto, una persona puede tener (y por lo general tiene) miles de tareas diarias. Sin embargo, eso no puede desgastar y obstaculizar tu productividad.
No estamos dudando y mucho menos cuestionando tus quehaceres. Al final, sabemos cómo el tiempo puede incluso ser corrido, principalmente para quien es dueño de su propio negocio.
El problema es cuando esto se vuelve rutinario y acabas sin tiempo para hacer todo lo que necesitas todos los días.
Sin embargo, es bueno que sepas que, incluso con tantas tareas, sean ellas personales o profesionales, es posible organizarse mejor para aumentar la productividad y realizar todo lo que planificaste.
Para ayudarte a optimizar mejor tu tiempo, te ofrecemos 10 consejos que pueden hacer que tus 24 horas diarias sean suficientes para completar tus actividades.
1. Crea una meta
Para lograr mejorar tu gestión del tiempo, necesitas tener una meta alcanzable.
Independientemente de pensar en optimizar tu tiempo y aumentar tu productividad en las tareas personales o profesionales, es muy importante que sepas que tener un objetivo te ayudará a organizar mejor todo lo que necesitas hacer.
Esto sucede porque cuando tienes un objetivo, puedes pensar en maneras de planificar más tu tiempo y tus acciones para alcanzar ese objetivo.
Por lo tanto, trata de establecer metas a corto, mediano y largo plazo. Así, conseguirás montar estrategias para alcanzar esos objetivos teniendo como foco un período predeterminado para la conclusión de cada tarea.
¡Pero ten cuidado!
Es muy común establecer metas prácticamente imposibles. Cuando haces esto, además de no alcanzarlas, es muy probable que te canses mucho y no logres aumentar tu productividad en ningún momento del día.
Si aún quieres una ayudita con tus objetivos, no dejes de leer nuestro post sobre cómo establecer metas y aprende a definir objetivos reales y alcanzables.
2. Haz una lista con tus tareas diarias
Después de definir tu meta, puedes comenzar a pensar en las acciones que necesitas realizar para alcanzar ese objetivo.
Por ejemplo:
Si tienes un negocio online y quieres atraer a un público más grande para tu página de ventas, puedes pensar en acciones como:
- Optimizar tu sitio web;
- Crear un blog;
- Escribir contenidos relevantes para tu público;
- Publicar más en tus redes sociales;
- Crear vídeos para tu canal en YouTube, entre otras estrategias.
Después de pensar en todo lo que puedes hacer para alcanzar tu meta, coloca estas acciones en el papel.
Es muy importante tener un documento con una lista de todo lo que necesitas hacer para alcanzar tu objetivo. Esto te ayudará a no olvidarte de nada de lo que tienes que realizar.
3. Prioriza lo que es urgente
Con tu lista de tareas en mano, ya es hora de diferenciar lo que es urgente de lo que puede ser prorrogable.
Piensa en las acciones que son más importantes para alcanzar tus metas y ponlas en ejecución antes que las otras tareas.
¿Ahora entiendes la importancia de la lista que hablamos en el punto anterior?
Cuando has escrito todo lo que necesitas hacer, es más fácil entender lo que es más importante y no se puede dejar para después.
Sin embargo, debes tener cuidado de no prorrogar demasiado las otras actividades. Si dejas todo para después y no estableces un orden y un cronograma con fecha de inicio y fin para todas tus actividades, terminarás no haciendo nada.
Por eso, aunque puedas cumplir una tarea después, no te olvides de ponerla también en ejecución en algún momento de tu día, que es sobre lo que hablaremos a continuación.
4. Ten un calendario
Tener un calendario con fechas de inicio y fin para cada actividad prevista es algo que ayuda mucho a la hora de hacer tu gestión del tiempo. Todas las veces que estableces plazos, envías comandos intuitivos a tu cerebro que sabrá que algo necesita ser completado en ese plazo.
Con eso, aunque hayas priorizado las tareas más urgentes e importantes, nunca te olvidarás de las demás actividades que necesitas hacer posteriormente.
Te aconsejamos que utilices las mañanas de tus lunes para planear tu calendario semanal. Así, pensarás en planear sólo un futuro más cercano, lo que puede ayudarte a administrar mejor tu tiempo.
Es claro que hay algunas tareas que demandan tiempo y que probablemente sólo podrán ser ejecutadas dentro de 1 ó 2 meses. Pero si ya sabes de su existencia, colócalas en tu calendario para que cuando la fecha de entrega de esas actividades se acerque, ya recuerdes de que necesitas completarlas.
5. Haz una cosa cada vez
De nada sirve organizar tus tareas por orden de importancia, programar tu calendario con fechas de inicio y fin, si lo haces todo al mismo tiempo.
Como dijimos al principio de este post, sabemos que es muy probable que tengas muchas cosas que hacer a lo largo del día. Sin embargo, si intentas hacer todo de una vez, no podrás terminar ninguna actividad, todo quedará por la mitad y eso puede cansar aún más.
Es por eso que necesitas enfocarte en una tarea para conseguir utilizar todo tu potencial en ella. De esta forma te darás cuenta que lograrás terminar todo en el tiempo que programaste anteriormente y aún harás tus tareas de la manera más completa posible.
Con el tiempo, te darás cuenta que la organización y el enfoque en una sola actividad a la vez ayudará en tu gestión del tiempo, que será mejor administrado.
6. Evita postergar
Aún cuando tengas que hacer más de una actividad a la vez, es muy importante que no dejes para después lo que puedes hacer ahora.
Un error muy común de las personas que no pueden hacer una buena gestión del tiempo es postergar. Prolongar demasiado tus plazos hace que pierdas el foco de las tareas que necesitan ser hechas.
Es por eso que todos los consejos que mostramos aquí deben ser pensados como un conjunto. Cuando estableces los plazos para entregar ciertas tareas, incluso si es una fecha lejana, no la pierdas de vista pensando que no tienes que hacer nada ahora para cumplir esa actividad.
Si tienes un tiempo hoy mismo para iniciar algo que necesita ser entregado dentro de dos semanas, ¿por qué no empezar y posteriormente tener un tiempo más para otras actividades o imprevistos que puedan surgir?
7. Organiza tu ambiente de trabajo
Tener un ambiente de trabajo bien organizado ayuda mucho a la gestión del tiempo. Esto es porque, con un lugar organizado, no perderás el tiempo buscando algo que necesitas.
Por eso, aunque seas tu propio jefe, ten siempre un espacio separado para realizar las tareas relacionadas con tu negocio.
En este ambiente, pon todo lo que necesitas a lo largo del día cerca de ti, como computadora, teléfono, cuadernos de anotaciones, lapiceras y, si es posible, incluso una buena taza con café y una botella de agua.
8. Haz pausas
Incluso con tantas actividades a realizar, es muy importante entender que también necesitas tiempo para descansar.
Sabemos que muchas personas, principalmente cuando están muy atareadas, piensan que es necesario trabajar sin parar todo el tiempo. Sin embargo, esto es un gran indicativo de que no estás haciendo una buena gestión del tiempo.
Además, esto tampoco es productivo, ya que una persona con la mente y el cuerpo cansados ??no tiene una buena productividad.
Es por eso que necesitas hacer pausas durante tus tareas y no debes olvidarte de dormir bien todos los días.
Una técnica muy utilizada por varios profesionales para ayudar en la gestión del tiempo durante una pausa es la Técnica Pomodoro. Para realizar actividades usando esta técnica, sólo necesitarás un cronómetro, que puede incluso ser el de tu teléfono móvil.
Básicamente, lo que harás será:
Utilizar la lista que hiciste sobre todas las tareas que necesitas realizar durante el día;
Dividir tu tiempo en períodos de 25 minutos (llamados de pomodoros) y programar tu cronómetro con esos minutos;
Elegir una de las tareas que necesitan ser realizadas en ese día y trabajar en ella sin intervalos;
Hacer una pequeña pausa de 5 minutos después de finalizados los primeros 25 minutos;
Retomar el trabajo después de la pausa y trabajar ininterrumpidamente por otros 25 minutos y repetir esa acción 4 veces (4 períodos de 25 minutos cada uno, intercalados con 3 pausas de 5 minutos);
Después de 4 pomodoros, hacer una pausa de 30 minutos hasta volver de nuevo al trabajo.
Esta puede ser una manera de organizar mejor tu tiempo y aumentar tu productividad. Recuerda siempre marcar las tareas que hayas completado y, una vez más, piensa en los consejos como un conjunto y no empieces más de una actividad a la vez. Espera a completar una para iniciar otra.
9. Evita las distracciones
Esta sugerencia es muy importante principalmente para quienes trabajan en casa. Es fácil confundir el horario de trabajo con las tareas rutinarias de casa.
Además, hay también distracciones como televisión, hijos, parientes, amigos e incluso mascotas que pueden distraerte y hacer que dejes de realizar las tareas que planificaste para un día determinado.
Internet también es un ambiente en el que estas distracciones aparecen constantemente, ya sea en forma de redes sociales, videos en YouTube e incluso artículos y sitios interesantes.
Por eso, evita dejar tus redes sociales abiertas mientras trabajas online y, cuando estés en casa, recuerda avisar a todos los que viven contigo que estás trabajando. Así, nadie te interrumpirá durante una actividad importante.
10. Aprende a decir no
Es muy importante saber decir no para algunas actividades que consideras innecesarias.
Por ejemplo:
Supón que trabajas con otras personas y que alguien quiere agendar una reunión para charlar sobre un tema determinado que podría resolverse solo con un correo electrónico. Si es así, sugiere a tu colega enviar la información y que, en vez de la reunión, bastaría el correo electrónico para resolver la situación.
Te darás cuenta que el día te rendirá mucho más cuando comiences a decir que no a ciertas actividades que no son obligatorias en ese momento.
Si eres el dueño o dueña de tu propio negocio y tienes personas que trabajan contigo, aprende a delegar tareas. No necesitas hacer todo lo relacionado con tu empresa. Puedes encontrar buenos profesionales para trabajar contigo.
Aprovecha mejor tu tiempo
Saber administrar tus tareas es la mejor manera de ser más productivo y lograr una buena gestión del tiempo.
Como dijimos desde el comienzo de este post, entendemos que la rutina agotadora y la cantidad de tareas diarias hacen que muchas personas pierdan el foco. Sin embargo, si has llegado hasta aquí, seguramente te das cuenta de que es posible completar todo lo que necesitas a lo largo del día sin necesidad de aumentar la cantidad de horas diarias.
Disfruta estos consejos y ponlos en práctica en tu rutina. Y para ayudarte aún más, lee también nuestro post con 7 hábitos de emprendedores de éxito.
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