Por Universia
La pandemia revolucionó ciertos aspectos de la vida y la manera de trabajar ha sido una de ellas. Si observamos los datos en relación al teletrabajo antes y después de la crisis que conllevó el covid-19 es evidente que esta situación impulsó un modelo de trabajo que ha llegado para quedarse. Además, que es muy bien visto por la mayoría de los profesionales y empresas y empresarios van siendo igualmente conscientes de las ventajas que trae para cualquier tipo de organización.
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El desarrollo e implantación del trabajo en remoto ha contado con una serie de innovaciones tecnológicas que están facilitando esta fórmula. De hecho, el informe sobre el futuro del empleo de Foro Económico Internacional apunta que en 2027 el 23% de los empleos se transformarán de la mano de las nuevas tecnologías y a día de hoy cuatro de cada cinco compañías se han subido al tren de la digitalización y han incorporado a su día a día herramientas y aplicaciones digitales para mejorar su rendimiento y productividad.
Dicho esto, si eres de esas personas que está disfrutando de las bondades del teletrabajo, tanto como asalariado como si eres profesional por cuenta propia, te interesará conocer una serie de programas muy beneficiosos y con versiones gratuitas para el trabajo en remoto. Siempre teniendo en cuenta, eso sí, que en muchos de los casos es la propia empresa la que señalará las plataformas con que se trabaja.
Plataformas para trabajo colaborativo
Cooperar y compartir progresos y analizar determinadas situaciones o aspectos que se dan en relación a un desempeño o proyecto es un factor a tener muy en cuenta cuando no se comparte físicamente una oficina. Esta, que además es una de las habilidades blandas más valoradas –trabajo en equipo– encuentra solución con una serie de plataformas que se encuentran en internet que facilitan la tarea. Destacamos dos de las más conocidas y eficientes:
Google Suite. Google tenía que estar tras este conjunto de herramientas que son 100% online. Bajo este paraguas están los servicios tanto de correo electrónico –Gmail– como el calendario para programar eventos y citaciones, una aplicación para realizar llamadas de voz y/o vídeo –Google Meet–, para escribirse mensajes de texto y para crear y desarrollar documentos y compartir archivos de manera rápida y fácil –Google Docs-.
Microsoft Teams. Otro grande tras una plataforma especialmente completa que a día de hoy utilizan más de 500.000 empresas. Reúne opciones similares a las de GSuite. Se pueden llevar a cabo reuniones en línea y grabarse, tiene servicio de chat para mensajería y para compartir documento y da opción a los usuarios de acceder a más de 700 desarrollos distintos para añadir servicios a la plataforma.
Espacios para facilitar la conexión y la comunicación
Es evidente que, ante la distancia física, es importante potenciar las comunicaciones con sistemas adaptados al teletrabajo. Las opciones son amplias. Aquí destacamos algunas:
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Slack: está exclusivamente pensada para esto mismo, para trabajar en equipo y comedio de comunicación. Mensajes individuales, grupales, por proyecto, etc. Como en el caso de Teams, la compañía ha desarrollado apps para descargar que se integran en Slack y facilitan ciertas actividades relacionadas con la colaboración con otros profesionales.
Zoom. Es de las que mayor penetración está teniendo en los últimos tiempos. Zoom es fácil de usar y se pueden crear encuentros, reuniones y videollamadas con facilidad. Tiene una versión gratuita con ciertas limitaciones pero que igualmente suple necesidades en determinados casos. En paralelo ofrece varios planes para empresas muy interesantes que dan opciones de grabar las reuniones, por ejemplo.
Organizar tareas y trabajo diario
Están aquellos que tienen una agenda, por supuesto, y luego esos otros, especialmente al tener que trabajar en remoto con un equipo de personas, que necesita soluciones muy específicas. ¿Opciones posibles?
Trello. Es especialmente completo. Se trata de un sistema recomendable para organizar flujos de trabajo y gestionar la actividad en función de los recursos existentes y de las tareas a desarrollar. Trello permite la integración entre departamentos y prácticamente toda la comunicación que se necesita para que los desempeños se realicen de manera correcta las facilita esta aplicación. Permite conectar con otros desarrollos tecnológicos, como es Slack, Google Drive o Dropbox, entre otros.
Asana. Se considera un paso más frente a Trello. Es un software de gestión de equipos muy complejo, aunque la versión de libre acceso está limitadísima. Los usuarios tienen opción de medir y controlar al detalle ciertos aspectos del trabajo.
Envío y almacenamiento de documentos
El mundo digital ha requerido de herramientas que faciliten el intercambio de información, documentos y todo tipo de archivos. En ocasiones estos requieren de apps que den opción a esas idas y venidas cuando se trata de material que ocupa mucho espacio en la nube, por así decir, que es difícil enviar por mensajería instantánea o por mail. Varias alternativas a este respecto: Google Drive y Dropbox, que están al servicio del usuario para subir documentos y compartirlos con las cuentas que uno determine; WeTransfer, que está centrada en intermediar en los envíos. El material se sube a la nube durante un tiempo limitado y ha de descargarse en ese plazo. Versiones gratuitas y otros planes de pago.
Gestión de contraseñas de acceso
Seguro que más de uno se siente identificado con la siguiente situación: cambias de ordenador o decides acceder a una determina web o app desde el smartphone sin estar logueado y no recuerdas qué contraseña utilizaste. Al final se pierde tiempo y recursos en acceder a la misma, la tienes que cambiar, se te olvida anotarla… Y así de manera indefinida. Pues bien. Entre las herramientas tecnológicas que facilitan el teletrabajo están desarrollos como LastPass, un software súper interesante que es un repositorio de datos de acceso que quedan almacenados en la nube. El programa permite a las compañías que los trabajadores accedan a los distintos paneles sin necesidad de que conozcan el password.
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