Marta Morales
Aunque a veces subestimadas, las secretarias y asistentes son uno de los perfiles claves en las compañías. Para muchas empresas, son parte del éxito en el desarrollo interno de las mismas. Estas profesionales de soporte influyen en la comunicación, el clima, a los altos ejecutivos y a las áreas específicas.
Las secretarias tienen un rol que contribuye con la eficiencia general del negocio, participando de manera cercana en el desarrollo económico y cultural de las organizaciones. Representan el nexo entre la empresa y distintos agentes externos.
Con el paso de los años y la tecnologización, el rol de las secretarias ha evolucionado, se ha diversificado y se ha ampliado para cumplir nuevas responsabilidades, volviéndose progresivamente más impactantes para el corazón del negocio.
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¿Cómo ha cambiado el rol de las secretarias con el paso del tiempo?
En la actualidad, el rol de las asistentes y secretarias ha tenido un cambio de transformación importante en el mercado. En los últimos años, los perfiles han ido asumiendo poco a poco mayor relevancia para el mantenimiento general de las compañías.
Algunas de las nuevas situaciones en las que se involucran las secretarias en la actualidad son la organización de equipos, el mantenimiento de proyectos de comunicación interna y la solución de situaciones emergentes en los espacios de las oficinas.
De las secretarias en la actualidad, se exige una alta capacidad de innovación, para la implementación de iniciativas. Esto representa una evolución total en la manera en la que son considerados por los cuerpos de liderazgo de las empresas. Este nuevo nivel de exigencias a la vez deriva en la necesidad de mayores niveles de capacitación, como el manejo el softwares y sistemas particulares o entrenamientos en procesos propios de la organización en la que trabaje.
Los altos ejecutivos han empezado a ver el perfil de las secretarias como un business partner necesario para su buen desarrollo y productividad en el ámbito empresarial. De modo que es parte de su propia iniciativa que ha surgido la tendencia de involucrar más a las asistentes y secretarias en la gestión empresarial. Por esto, muchas compañías han apuntado a brindarle a sus asistentes espacios de formación y aprendizaje que permitan su desarrollo profesional.
En términos generales, siguen abarcando funciones de administración y atención de clientes, pero sumándole nuevas competencias por su transformación en un perfil más transversal y multifuncional para el apoyo y soporte de cualquier área de la compañía.
¿Cómo es el perfil profesional de las secretarias en la actualidad?
Uno de los puntos más importantes en cuanto a la manera en la que ha cambiado el perfil profesional de las secretarias es la diversidad de formación. Actualmente, ya no es necesario tener una carrera en la secretaría o administración y opciones profesionales como las relaciones públicas, la traducción y la administración de negocios pueden conectarse con las necesidades puntuales de ciertas empresas.
También, al igual que sucede con los profesionales de otras áreas, hay un fuerte interés por secretarias que cuenten con habilidades blandas y facultades de liderazgo, que a su vez tengan la adaptabilidad necesaria para hacer match con la cultura corporativa y la gerencia a la que apoya. Algunas de las cualidades más valoradas la flexibilidad, la capacidad de ser multitarea y la alta disponibilidad.
En cuanto al manejo de idiomas, al igual que con cualquier otro profesional, el inglés es altamente relevante en los cargos de secretarías y asistentes. Saber este idioma significa involucrarse en la recepción de cualquier contacto externo, nacional o internacional; la traducción de documentos; la creación de presentaciones o incluso la interpretación consecutiva de clientes extranjeros. Otros idiomas valorados son el alemán y el portugués.
¿Cuál es la importancia del rol de las secretarias en el manejo de crisis?
Las secretarias de las empresas deben enfrentar una extraordinaria variedad de desafíos en tiempos de crisis. Cambios de climas organizacional, renuncias y despidos, salidas ejecutivas, pérdidas comerciales son todas situaciones que requieren altos niveles de confidencialidad y buen manejo de la información.
En ocasiones de conflicto y storming organizacional, las secretarias funcionan como intermediarias entre las distintas áreas, apoyando no solo en la gestión y la comunicación de las gerencias sino en el trabajo directo con los empleados.
La mayoría de las secretarias y asistentes serán capaces de identificar momentos complicados dentro de la compañía, advirtiendo cuando lo consideren necesario. Una capacidad instintiva que se desarrolla a través de los años dentro de sus roles y que pueden impactar enormemente a la organización.
Es su capacidad de lidiar y enfrentarse a distintos agentes y clientes en su rutina de trabajo, que adquieren la habilidad de liderar situaciones complejas, de manejar un buen nivel de atención y de adaptarse a diversas personalidades, lo cual es fundamental durante cualquier situación de crisis.
Las secretarias son indispensables. Su rol 360 y su alto grado de involucramiento en los temas de coordinación y gestión, en tiempos de crisis, son un salvavidas. La mayoría de ellas estará dispuesta a entregar toda su disponibilidad a cualquier imprevisto y requerimiento que el negocio presente.
Por todo esto, es vital para el éxito empresarial de cualquier organización, grande o pequeña, contar con el mejor capital humano posible en sus posiciones secretariales.
Por Salima Sánchez
Antes de entrar a comentar en detalle las actitudes y aptitudes profesionales más demandadas, debemos hacer una primera distinción. ¿Cuál es la diferencia entre habilidades de núcleo duro y habilidades de núcleo blando?
Podríamos resumirlo de la siguiente manera:
Habilidades duras
Son aquellas relacionadas con los requisitos técnicos que debe tener una persona para acceder a un puesto de empleo.
El manejo de idiomas, las habilidades informáticas, etc. se incluirían en este grupo.
Habilidades blandas
Por su parte, las habilidades blandas se refieren a las características que tiene una persona de manera intrínseca, pudiendo ser modificables.
En este caso, podemos citar aptitudes como la empatía, la capacidad de escuchar, etc.
En resumen, las habilidades de núcleo duro se refieren a los conocimientos de la persona, mientras que las de núcleo blando se refieren a sus aptitudes o actitudes ante una situación.
Si ponemos como ejemplo el perfil laboral de un Community Manager, podríamos decir que las habilidades duras son los conocimientos sobre Redes Sociales, herramientas de monitorización, etc. mientras que las habilidades blandas tendrían que ver con aspectos como la creatividad o la capacidad de empatizar con los usuarios, por ejemplo.
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¿Qué es una aptitud o actitud profesional?
Cuando hablamos de aptitudes en el ámbito laboral, nos referimos a ciertas características que tienen las personas de manera intrínseca. Las cuales pueden mejorarse con trabajo y constancia.
Además de entender en qué consisten, es importante que sepamos cuáles son las aptitudes y actitudes más demandadas en el mercado laboral en base a nuestro perfil profesional.
Conocer cuál es el perfil de un trabajador ideal para un determinado puesto de trabajo, nos permitirá comprobar si cumplimos los requisitos para el mismo. O si debemos focalizarnos en mejorar alguna de nuestras cualidades.
¿En qué se diferencian las aptitudes y las actitudes profesionales?
Otra de las cuestiones que surgen cuando se hace alusión a estos dos conceptos, es la diferencia existente entre actitudes y aptitudes profesionales.
Aunque la terminología es bastante similar, es importante entender los matices que hay entre unas y otras:
Aptitudes Profesionales
Hacen alusión a aquello que podemos hacer de manera relativamente innata. Este tipo de características, por tanto, nos predispondrán a hacer de manera más efectiva algunas tareas e implica, también, que nos adaptaremos mejor a unas vacantes profesionales frente a otras.
Actitudes Profesionales
Van ligadas a cómo nos enfrentamos a las diversas situaciones que puedan producirse en un puesto de trabajo. Este tipo de características son cada vez más valoradas por las empresas a la hora de plantearse la contratación de una persona.
EJEMPLO
La extroversión es un rasgo que va ligado a la personalidad y puede hacer que nos adaptemos mejor a ciertos puestos de trabajo como, por ejemplo, los comerciales. En este caso estaríamos hablando, por tanto, de una aptitud profesional.
Por su parte, el hecho de que afrontemos un problema de manera efectiva depende de cómo reaccionemos nosotros mismos a esa situación. Y, por tanto, estará relacionado con nuestra actitud profesional.
Importancia de las aptitudes en el proceso de selección
Las aptitudes son, entonces, características innatas que definen cómo es una persona. Pero, ¿por qué son tan relevantes en un proceso de selección? ¿Qué información le aportan al entrevistador?
Las aptitudes profesionales pueden ser decisivas a la hora de elegir un candidato para un puesto de trabajo
Cuando llevamos a cabo un proceso de selección, evaluamos las candidaturas teniendo en cuenta el perfil necesario para el puesto de trabajo. Pero, si nos encontramos con varios candidatos que cumplen los requisitos básicos, tendremos que tener en cuenta otros aspectos que nos ayuden a tomar la decisión de contratación.
EJEMPLO
Continuando con nuestro perfil de Community Manager, si tenemos dos personas que cumplan todos los requisitos formativos, tendremos que valorar otras aptitudes que nos interesen para el puesto.
Aptitudes como la creatividad, la extroversión o la capacidad para resolver problemas, son relevantes para desarrollar las funciones de este puesto de manera correcta. Precisamente por ello, el candidato que más alto puntúe en estas aptitudes, será el que más probabilidades tenga de adaptarse bien al empleo.
El perfil del puesto de trabajo
Como hemos visto más arriba, todos los criterios de selección para un puesto se encuentran habitualmente definidos en el perfil de trabajo.
La información que se incluye es:
Formación: en la mayoría de los trabajos se establecen unos requisitos de formación necesarios para desempeñar el puesto de manera correcta.
Experiencia previa: al igual que ocurre con la formación, suele ser necesario que el candidato cuente con experiencia laboral en el sector, habiendo ocupado un puesto de similares características.
Actitudes y aptitudes profesionales: además de tener en cuenta los requisitos principales relativos a formación y experiencia, también es importante establecer una serie de características deseables para encajar en el puesto de trabajo.
En este ejemplo podrás ver mejor cómo sería la definición correcta de un perfil de puesto de trabajo:
¿Cómo se valoran las aptitudes en una entrevista de trabajo?
Las aptitudes y actitudes son, por tanto, algo relevante a la hora de elegir un candidato. Pero, ¿cómo se puede llevar a cabo una valoración de las mismas?
A continuación puedes conocer algunas de las técnicas usadas por los reclutadores:
Entrevista individual: es uno de los momentos ideales para indagar en las capacidades que posee un candidato. Para ello podemos emplear preguntas que nos ayuden a discernir si la persona que tenemos enfrente dispone de las aptitudes necesarias para el puesto.
Dinámicas grupales: otra alternativa consiste en la de realizar una entrevista grupal en la cual podamos observar cuál es el comportamiento del candidato en grupo. De esta manera podremos observar cómo se comporta en ciertas tareas que requieren trabajar en equipo o comunicarse de manera efectiva.
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